Digitalizace a modernizace podnikání se dnes skloňují ve všech pádech. Firemní systémy a aplikace slibují, že posunou vaše podnikání o úroveň výš, odstraní zmatek, ušetří spoustu času a zajistí neuvěřitelnou efektivitu. Realita je však složitější.
Nástroje nefungují jako kouzelná hůlka, která mávnutím vyřeší všechny vaše problémy. A digitalizace není cíl, ale cesta, která má své nástrahy – obzvlášť pokud vedete malou nebo střední firmu a nemáte po ruce tým konzultantů a analytiků.
Není však důvod se cesty bát nebo ji odkládat. Když vyrazíte s realistickými očekáváními a vezmete ji za správný konec, výsledek rozhodně stojí za to. Chcete být připraveni, ne překvapeni? Pak jste tady správně. Pojďte zjistit, s jakými bolestmi se firmy potkávají.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
1/ Hledání jednorožce mezi nástroji
Představte si ten sen – jeden perfektní software. Jednoduchá a levná aplikace, která pokrývá všechny procesy a 100% se přizpůsobí tomu, jak vaše firma funguje.
Podnikatelé často tráví spoustu času hledáním „jednorožce“. Přeskakují od jednoho nástroje k druhému, ale žádný se jim nezdá dost dokonalý. Někde chybí určitá funkce, jiný je moc drahý a další zase složitý nebo se jim nelíbí barvy, způsob ovládání či rozhraní.
Výsledkem je ztracený čas a nulový posun. Ve firmě mezitím narůstá chaos.
Ušetříme vám práci: hotové nástroje mají vždy své limity. Každá firma je totiž trochu jiná. Něco vám bude hned sedět skvěle, něco si přizpůsobíte a něco budete muset řešit jinak – a to je normální. Navíc předem málokdy odhalíte všechny výhody a mezery systému.
Jak z toho ven?
- Přestaňte hledat absolutní dokonalost. Soustřeďte se na 80–90 % hlavních potřeb.
- Ujasněte si priority – co je pro vás kritické a co je „nice to have“? Začněte v systému, který vám nejlépe pomůže s tím podstatným. Zbytek vyladíte postupně.
- Myslete na to, že někdy je jednodušší mírně upravit procesy a uzpůsobit se než najít odpovídající systém nebo ho ohýbat na míru.
Možná si říkáte, že by se vám vyplatil vlastní software. Ano, některé firmy ho potřebují, ale pro většinu malých a středních podniků je tento přístup drahý a nepraktický.
Většina z nich řeší 80 % stejných problémů, na které už existují funkční a osvědčené systémy. Ty vám navíc přinesou i nové nápady, jak pracovat efektivněji, protože vznikly na základě zkušeností tisíců dalších firem. Každé custom řešení proto dobře zvažte.
⚙️ Přemýšlíte, jestli vám bude víc sedět krabicové řešení, low-/no-code nebo vývoj na míru? Mrkněte na srovnání výhod, nevýhod i nákladů. Ušetří vám čas a pomůže vybrat směr bez marného hledání „jednorožce“.
2/ Chybějící vize a plán
Digitalizace neznamená jen nákup softwaru a rozeslání přístupů. Jde o strategický krok. Předem se proto zamyslete, co chcete zlepšit, co je pro vás nejdůležitější a jak se má promítnout do práce týmu.
Až potom se pusťte do výběru konkrétních nástrojů. Ten svěřte někomu, kdo má přehled o dění ve firmě a bude se se digitalizaci věnovat.
Pokud rozhodujete bez plánu, snadno sklouznete k „nákupní horečce“: pořídíte systém, který má lákavou reklamu, někdo vám ho doporučil nebo je nejlevnější, ale v praxi řeší úplně jiné problémy, než které vás pálí. Bez vize se také těžko měří úspěch – nevíte, čeho jste chtěli dosáhnout, a tak nepozorujete zlepšení.
Počítejte i s tím, že nastavení potřebuje čas, testování a postupné ladění. Začátky bolí, ale když je překonáte, budete o kus dál. Nebojte se také využít externí pomoc – někdy i pár hodin konzultací ušetří týdny improvizace a trápení.
3/ Podcenění procesů
Někdo ukládá dokumenty na sdílený disk, jiný do počítače a další má všechno v šuplíku. Úkoly se předávají „od stolu“ a faktury chodí, kudy se jim zachce.
A pak přijde rozhodnutí: zavedeme nový systém, ten všechno spraví.
Jenže nespraví. Software zrcadlí to, co už ve firmě je. Pokud nemáte dobře nastavené procesy, digitální nástroj z nich udělá jen digitální chaos.
Nedigitalizujte nepořádek, ale nejdřív ho ukliďte:
- Sepište si hlavní firemní postupy, jejich kroky a slabá místa.
- Definujte, kdo je za co odpovědný.
- Upravte, zjednodušte nebo zrušte procesy, které nedávají smysl.
Až potom vše nastavte v digitálním systému.
4/ Strach z nového a neznámého
Vybrali jste ten správný systém. Všechno by mělo jít jako po másle, ale… najednou ticho. Odpor. Nebo rovnou sabotáž.
Každá změna stojí a padá na lidech. A ti se bojí změn a ztráty kontroly. Mohou mít pocit, že jim někdo bere nebo naopak přidává práci. Přichází obavy typu „Naučím se to? Bude to složité? A co když udělám chybu?“ nebo nostalgie po papírové či staré dobré agendě.
Jak „prodat“ digitalizaci uvnitř firmy?
- Od začátku vysvětlujte, proč digitalizaci děláte a co přinese nejen firmě, ale i jednotlivým členům týmu.
- Zdůrazněte, které principy zůstanou stejné – pomůže to pocitu jistoty a stability.
- Buďte trpěliví, zajistěte kvalitní školení a hlavně poslouchejte, co tým říká.
Když lidé vnímají, že jsou součástí změny, strach postupně ustoupí a přijetí bude mnohem snazší.
💡 Strach ze změny je přirozený, ale dá se zvládnout. Přečtěte si, jak připravit tým na zavedení nového systému včetně praktických rad, jak ukázat přínosy digitalizace a dobře odkomunikovat změny.
5/ Problémy s migrací dat
Data jsou to nejcennější, co máte. Leží ve starém systému, tabulkách, e-mailech, šanonech… a teď mají žít v jednom moderním nástroji.
Migrace bývá hned po procesech největší bolestí celé digitalizace. Ukáže totiž, v jakém stavu vaše data jsou. Typicky narazíte na:
- duplicity,
- neaktuální záznamy,
- zastaralé či nefunkční formáty,
- roztříštěnost v různých zdrojích,
- chybějící informace.
Co s tím?
- Nejdřív zjistěte, co půjde přenést. Některá data lze importovat snadno, jiná jen částečně a něco možná vůbec. Čím dřív to víte, tím méně zklamání.
- Přenos dat není jen technická operace, ale i procesní – budete muset rozhodnout, co má smysl migrovat a kde začnete od nuly.
- Před migrací si v důležitých datech ukliďte. Sjednoťte formáty, smažte neplatné nebo zbytečné dokumenty, doplňte chybějící informace.
- Zálohujte všechno, co má hodnotu. Nikdy nemigrujte bez zálohy, ať už jde o doklady, kontakty nebo reporty.
- Přenos začněte nekritickými daty a kontrolujte, jestli vše sedí a funguje.
Migrace však má i světlou stránku: je to vaše šance udělat pořádek, který jste roky odkládali. Po úspěšném přenosu se vám bude dýchat o dost lehčeji.
6/ „Nečekané“ náklady
Když si porovnáváte ceníky, zdá se, že máte jasno. Ale pak přijdou náklady, se kterými jste nepočítali: implementace, zaškolení, podpora nebo dokonce další funkce nebo úpravy na míru, bez kterých se neobejdete a nebyly v základu.
Jak se vyhnout překvapení?
- Čtěte pozorně a zjistěte, za co platíte. Jsou v ceně všechny klíčové funkce? Kolik uživatelů můžete mít? Existují limity na objem dat nebo počet dokumentů?
- Ověřte možnosti podpory. Je dostupná ve vašem jazyce? Nabízí i placenou pomoc u složitějších problémů? Doporučí vám zkušené konzultanty?
- Plaťte s rozmyslem. Vyzkoušejte nejdřív bezplatnou verzi nebo krátké období, ať neutrácíte zbytečně za něco, co nakonec nevyužijete.
Ceník Caflou je jednoduchý a bez háčků. Funkce mají k dispozici všichni, žádné skryté příplatky. V tarifu Delfín navíc máte jistotu jednotné ceny až do 50 uživatelů.
Dále počítejte i s nákladem, který není vidět na faktuře: čas lidí. Nastavování, testování a učení se znamená, že firma na určitou dobu trochu zpomalí. Změna vyžaduje soustředění a prostor – na chvíli uberete, abyste mohli později jet mnohem plynuleji a rychleji.
Překonejte bolesti modernizace a těšte se na výsledky!
Žádná překážka není neřešitelná. Nevzdávejte se po prvním záseku.
- Zvolte nástroj, který není jen „hezká hračka“, ale odpovídá vašim potřebám.
- Místo velkého třesku zavádějte změny postupně.
- Rozhodněte, co budete řešit prioritně a co může počkat.
- Věnujte čas přípravě, otevřené komunikaci a ladění.
- Nastavte si realistická očekávání – berte „bolest“ jako součást procesu.
- Zapojte své lidi do rozhodování a sbírejte zpětnou vazbu.
Z dlouhodobého pohledu je digitalizace investicí do konkurenceschopnosti, přehledu a klidnějšího podnikání. Lepší přehled, méně rutiny i chyb rozhodně stojí za to. A pokud teprve hledáte nástroj, který vás na cestě do digitálu podpoří, můžete vyzkoušet Caflou zdarma.