Hasíte jeden požár za druhým. Řešíte zakázky, klienty, marketing, obchod, administrativu… Dobře víme, jak to v malých firmách chodí. A taky víme, že když se řekne „firemní audit“, většina drobných podnikatelů se buď vyděsí, nebo je napadne, že na tohle nemají čas.
Nebojte, nebude řeč o účetní kontrole z velké čtyřky. Ani o složitých (a drahých) analýzách, ze kterých bolí hlava. A nenajdete tady ani seznam univerzálních rad.
Přinášíme vám sadu otázek, díky kterým získáte vlastní obrázek o tom, co vám ve firmě funguje, co ne, a kde by stálo za to zabrat. Zaměříme se na:
1. Strategický audit
2. Finanční audit
3. Procesní audit
4. Audit zákazníků
5. Audit konkurence
6. Audit týmu a HR
Nemusíte zkoumat vše najednou – začněte tam, kde vnímáte největší rezervy. Odměnou bude vědomí, že máte firmu více pod kontrolou. A že to jste vy, kdo ji řídí, ne naopak.
🎧📖 Raději čtete, nebo posloucháte? Máme pro vás obojí! Pusťte si rozhovor nebo se ponořte do článku.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
1. Strategický audit: ujasněte si, kam směřujete
Dělat věci správně je fajn. Ale mnohem důležitější je dělat správné věci. Právě k tomu slouží strategický audit: první krok, který vám pomůže zjistit, jestli všechna ta každodenní práce směřuje tam, kam chcete (nebo kam by vůbec měla směřovat). I malá firma by v tom měla mít jasno, jinak jen optimalizujete chaos.
Proto je ideální chvíle se zastavit a položit si pár otázek:
- Máme stanovený směr a cíle? A zná je tým?
- Měříme, jestli se k cílům přibližujeme?
- Jaká jsou naše KPI – ukazatele výkonnosti? Kdo za ně odpovídá?
- Známe své silné a slabé stránky?
- A jaké příležitosti nebo hrozby číhají za rohem?
- Víme, co nás na trhu odlišuje?
- Kam se chceme posunout za půl roku, rok?
V rámci strategického auditu si zpracujte například jednoduchou SWOT analýzu – tabulku, která vám ukáže, kde jsou vaše přednosti, slabiny, příležitosti a rizika.
2. Finanční audit: zjistěte, kam tečou vaše peníze
Finance jsou krevní oběh firmy. Málokdo si může dovolit říct „peníze neřešíme“. Když nevíte, kudy proudí, může vás zaskočit náhlý výpadek příjmů i skryté nebo zbytečné náklady. A v malých firmách se to děje častěji, než by se mohlo zdát.
Finanční audit vám pomůže zjistit, jak jste na tom z ekonomického pohledu. Nemusíte být účetní ani studovat VŠE. Stačí si sednout a podívat se na firemní kasu jinýma očima. Kriticky, ale hlavně prakticky.
Tyto oblasti byste neměli minout:
- Vydané faktury – vystavujeme je včas? Máme dobře nastavenou splatnost a upomínky? Prověřujeme bonitu a platební morálku odběratelů?
- Přijaté faktury – jak je schvalujeme? Neplatíme víckrát za podobné služby nebo za něco, co už nepotřebujeme? Například předplatná aplikací bývají černá díra na peníze, když o nich ztratíte přehled.
- Cash flow – umíme s ním pracovat a předvídat, co se bude dít v příštích týdnech a měsících? Nehrozí nám výpadek peněz? Víme, kdy přicházejí největší výdaje?
- Ziskovost – které zakázky, klienti nebo projekty vydělávají a které nás naopak táhnou dolů? Peníze na účtu totiž neznamenají, že se daří (a naopak).
- Rozpočty – kolik utrácíme za IT, marketing, provoz…? Plánujeme náklady a sledujeme jejich reálný vývoj vůči plánu?
V Caflou můžete finance propojit s projekty i prací týmu. Například: kolegové si vykazují čas k úkolům. Na základě výkazu v Caflou vystavíte fakturu, která se odešle klientovi. Vše se zároveň promítne do grafu cash flow, kde vidíte nejen aktuální stav peněz, ale i výhled do budoucna. Platbu systém automaticky spáruje s bankou, nebo pošle upomínku.
3. Procesní audit: odhalte, co uvnitř firmy (ne)funguje
Řada firem má ve svých procesech činnosti, které je zbytečně zdržují. Často si toho ani nevšimnete – prostě se to tak dělá, protože se to tak dělalo vždycky. Může to být pomalé schvalování, chaotické předávání úkolů nebo třeba práce, která nemá žádný praktický přínos. Když se takových komplikací naskládá víc, brzdí to celý tým.
Procesní audit vám pomůže najít právě tato slabá místa. Ukáže, co zjednodušit, delegovat nebo rovnou automatizovat, abyste netrávili čas něčím, co jde řešit efektivněji.
Upřímně si odpovězte:
- Předáváme si úkoly a postupy hladce a bez zmatků? Máme je popsané?
- Kde se práce pravidelně zasekává? Proč?
- Může nejdůležitější práci v případě potřeby snadno převzít někdo jiný?
- Neřeší naši nejlepší lidi administrativu, kterou bychom mohli odbavit ve firemním systému, automatizovat nebo ji předat juniorovi?
- Automatizujeme rutinní úkony (schvalování, fakturaci, opakující se úkoly…)?
- Může nám nějaká inovace výrazně ušetřit čas nebo peníze?
- Neděláme něco jen ze zvyku?
- Víme, jaké nástroje a systémy používáme a kdo s nimi pracuje? Využíváme je naplno?
Systém typu Caflou vám pomůže udělat si v procesech pořádek. Můžete v něm vizualizovat práci a projekty (např. pomocí Ganttova diagramu či kanban nástěnky), automatizovat rutinní úkony a nastavit pravidla a šablony pro opakující se činnosti.
4. Audit zákazníků: poznejte, kdo jsou a co si o vás myslí
Spousta firem žije v domnění, že „zákazníci jsou spokojení“. Ale realita může být úplně jiná, protože dojmy nejsou data. A ne každá stížnost dorazí na váš e-mail. Stejně tak se může stát, že se dřete pro klienty, kteří vám vydělávají míň než jiní, jen si to neuvědomujete.
Zákaznický audit vám pomůže získat přehled o tom, jak vaši klienti vnímají spolupráci, co je pro ně důležité a kdo z nich je pro váš byznys klíčový.
- Ptáme se zákazníků, jak jsou spokojení? Sledujeme to systematicky, nebo jen náhodně, když si někdo vzpomene?
- Víme, co o nás lidé říkají? Čteme recenze, komentáře nebo zmínky na sítích?
- Pracujeme se zpětnou vazbou a sdílíme ji s týmem? Sledujeme, co se opakuje?
- Kdo jsou naši aktivní a bývalí klienti – a mají něco společného?
- S kým se spolupracuje nejlépe, které zakázky nám nejvíc sedí?
- Evidujeme si kontakty, historii objednávek, projektů, komunikace…?
- Víme, kteří zákazníci nám přinášejí největší zisk?
- Které zákaznické potřeby aktuálně neumíme pokrýt? A mohli bychom?
💡 Tip: Zkuste jednoduchý průzkum spokojenosti například pomocí metody NPS (Net Promoter Score). Stačí otázka: „Doporučili byste nás svým známým?“ a škála 0–10. Pokud chcete jít víc do hloubky, ptejte se dál: „Co konkrétně se vám líbilo? Co by šlo zlepšit?“
Ideálně průzkum pevně zakomponujte do prodejního procesu (po dokončení zakázky, odeslání objednávky, po uplynutí X měsíců při dlouhodobých spolupracích…).
5. Audit konkurence: zjistěte, kdo vám šlape na paty
Konkurence nespí – a konkurenční analýza by neměla být jednorázová akce před pěti lety. Trh se mění rychle a s ním i vaši konkurenti. Někdo nový se objeví, jiný změní strategii, začne inzerovat, zlevní…
Audit konkurence vám pomůže zmapovat, s kým soupeříte, co dělají jinak (nebo vůbec) a kde se otevírají nové příležitosti. Nejde o to, že byste měli kopírovat ostatní, ale vyplatí se vědět, co se kolem vás děje a jak si na trhu stojíte vy.
Odpovězte si na tyto otázky:
- Kdo je dnes naše konkurence? Objevili se noví hráči nebo alternativní řešení?
- Jaké služby, produkty nebo ceny konkurenti nabízí? Jak se liší od nás?
- Jak a kde komunikují – web, sociální sítě, reklamy, eventy…?
- V čem jsme oproti nim silnější? A kde mají navrch oni?
- Jakým způsobem si budeme udržovat přehled o trhu?
💡 Tip: Nemusíte investovat do drahé analýzy. Často stačí jednoduchá rešerše: prohlédnout si weby, ceníky, sociální sítě nebo vyzkoušet mystery shopping.
6. Audit týmu a HR: mějte správné lidi na správném místě
Firmy nejsou krabice na služby, produkty, čísla a procesy. Tvoří je hlavně lidé, kteří vše každý den uvádějí v život. A právě ti bývají největším nákladem, přínosem a rizikem.
Audit týmu vám pomůže zjistit, jestli tým funguje jako celek, jestli každý ví, co a jak – a jestli narážíte na problémy, které snižují výkon, aniž by to bylo na první pohled vidět.
- Ví každý člen týmu, jaká je jeho role, odpovědnost a cíle?
- Máme přehled o tom, nakolik jsou lidé vytížení? Nepotřebujeme nové posily?
- Sledujeme, „jestli je to hotové“, nebo i kvalitu a efektivitu?
- Vědí všichni, na koho se obrátit při problémech?
- Jak řešíme rozvoj týmu, vzdělávání, růst i kariérní posun?
- Mluvíme s lidmi o tom, jak se cítí v práci a jak jsou spokojení?
- Kdo jsou naši klíčoví lidé a co budeme dělat, kdyby odešli?
- Známe své silné a slabé stránky a víme, jak s nimi pracovat?
V Caflou vidíte vytížení týmu, jejich výkazy, stav úkolů i ziskovost práce. Pomůže vám při plánování, hodnocení i při hledání prostoru pro zlepšení nebo posílení týmu.
Hotovo? Naopak. Audit je teprve začátek
To hlavní přichází až po auditu. Papír, Word a tabulka totiž snesou všechno, ale reálného efektu dosáhnete až ve chvíli, kdy začnete výsledky proměňovat v akci. Často se pak odhalí i další souvislosti.
Problém taky mnohdy není v tom, že nevíte, co dělat, ale co řešit jako první. Pomoci vám může Eisenhowerova matice. Případně si nechte poradit od někoho zvenčí – oslovte třeba kolegu podnikatele nebo si najděte byznysového mentora či konzultanta.
Eisenhowerova matice se dívá se na úkoly ze dvou úhlů pohledu: důležitost (má to dopad?) a naléhavost (musí to být teď?). Pomůže vám s prioritizací, abyste si ujasnili, co udělat hned, co naplánovat, co delegovat a co rovnou vyřadit.
Prioritizujte problémy. Naplánujte změny. Sledujte výsledky. A s odstupem audit zopakujte.
A pokud ještě nemáte systém, který vám s chodem firmy pomůže, vyzkoušejte Caflou – český nástroj, který propojuje projekty, finance, CRM, výkazy i automatizace do jednoho přehledného celku. Ušetří vám čas na to, co je opravdu důležité.