Je úterý, devět ráno. Káva ještě ani nevystydla a vy už máte sedm otevřených záložek v prohlížeči. Přeskakujete mezi CRM, projektovým nástrojem a třemi různými chaty. Do toho se v tabulce snažíte dopátrat, jestli vám tento měsíc vyjde cash flow. Kalendář připomíná schůzku, na kterou se musíte připravit, a poznámky hledáte v další samostatné aplikaci.
Před pár lety to vypadalo jako skvělý nápad: na každý dílčí problém pořídíme specializovaný nástroj. Praxe ukazuje opak – všeho moc škodí.
Pokud máte pocit, že váš tým tráví více času přepínáním mezi okny než prací a že platíte za systémy, které ani pořádně nevyužíváte, data vám dávají za pravdu. Průměrná firma kvůli přehlcení nástroji přichází až o 1 den práce na zaměstnance týdně a zbytečně utrácí 20 % rozpočtu na software.
Fenomén digitálního přehlcení má své jméno: SaaS Sprawl (nebo také Tool Sprawl). Jde o měřitelný problém, který brzdí růst, vysává zdroje a vyčerpává lidi. Pojďme se podívat na jeho dopady a na hlavní strategický trend, který mu brání: cílená a chytrá konsolidace.
V článku se dozvíte:
- Finanční a nefinanční dopady digitálního přehlcení
- Konsolidace nástrojů jako odpověď na přehlcení
- Jak z toho ven? Udělejte si digitální úklid
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Finanční a nefinanční dopady digitálního přehlcení
Na první pohled se může zdát, že každá nová aplikace řeší specifický problém a posouvá vaši firmu vpřed. Přemíra nástrojů ale přináší neefektivitu, která se projevuje hned ve čtyřech oblastech: peníze, soustředění, data a bezpečnost. Pro malou a střední firmu, kde se počítá každá hodina a koruna, mohou být tyto skryté náklady fatální.
Rostoucí firmy preferují propojené systémy – buď jim přímo pomáhají růst, nebo si mohou dovolit investovat do pořádku v nástrojích. Lídři klesajících podniků naopak 10× častěji netuší, na čem jejich byznys technicky stojí.
Zdroj: Salesforce, SMBs Trends Report
Tool Sprawl zvyšuje náklady a snižuje tržby
Náklady na firemní aplikace rostou nejrychlejším tempem za poslední roky a průměrná útrata na jednoho zaměstnance meziročně vzrostla o 21 %.
Důvodem růstu je jak zdražování, tak nekontrolované hromadění aplikací. Rozsáhlá studie The Cost of Complexity ukázala, že firmy vyplýtvají zhruba 20 % svých rozpočtů na software (1 z každých 5 dolarů) na duplicitní nástroje, nevyužité licence nebo systémy, které jsou pro lidi příliš složité.
I přes tlak na efektivitu firmy stále tříští finance i pozornost mezi desítky překrývajících se systémů.
Zdroj: Zylo, SaaS Management Index
V praxi malých firem to může vypadat například tak, že tým o patnácti lidech platí Slack, Asanu, Pipedrive, Fakturoid, Google Workspace a k tomu tři různé AI nástroje, o kterých majitel možná ani neví.
Říkáte si, že pár dolarů sem a pár eur tam vás nezruinuje? Je to tak. Když ale tyto mikroplatby sečtete napříč firmou, nejspíš budete koukat. A nebudete sami – podle reportu SaaS Management Index jsou skutečné náklady na aplikace v průměru o 304 % vyšší, než firmy odhadují!
Ke škrtům v softwarových nákladech vede pětinu firem zjištění, že utrácejí za nástroje, které leží ladem.
Zdroj: BetterCloud, State of SaaS
Přímé náklady na fakturách jsou však jen špička ledovce. Dopady přehlcení nástroji se projevují i na druhé straně výsledovky:
- Organizační a softwarová komplexita podle dat Freshworks stojí průměrnou firmu 7 % ročních tržeb.
- U menší firmy s obratem 30 mil. Kč se tak bavíme o ztrátě 2,1 mil. Kč. Tolik peněz mohli investovat do lidí nebo rozvoje, místo toho ale mizí v provozní neefektivitě.
Přepínání zhoršuje soustředění a kvalitu práce
Pokud vaši lidé musí kvůli jednomu jednoduchému úkolu otevřít čtyři různé aplikace, jejich mentální kapacita se vyčerpává na administrativu místo hodnotné práce.
Data říkají, že průměrný zaměstnanec:
- Denně pracuje s 15 softwary a komunikuje přes 4 různé kanály (jiný zdroj uvádí až 29 aplikací). Složitost systémů, neustálé přepínání a hledání informací spotřebovává kognitivní energii a narušuje soustředění.
- Každý týden ztratí až 6,8 hodiny času kvůli složitým procesům a roztříštěným nástrojům. To je téměř jeden celý pracovní den, kdy své lidi neplatíte za práci a péči o klienty, ale za boj se systémy.
Tento fenomén se jmenuje Toggle Tax nebo také Context Switching Cost.
V praxi má i další rozměr: demotivuje lidi, zvyšuje stres a může vést k odchodům členů týmu, které jsou pro malé firmy obzvlášť bolestivé. Studie například ukázala, že:
- Alarmujících 60 % dotázaných zaměstnanců zvažuje, že v příštím roce dají výpověď.
- Jako hlavní důvody uvádějí organizační komplexitu (38 %), složité procesy (30 %) a vyhoření (30 %).
Kromě týmu ovlivňuje Context Switching i majitele: 3 z 10 respondentů v průzkumu uvedlo, že ztrácejí čas hledáním informací na nesprávných místech a tím, že musí stejnou zprávu opakovat v několika kanálech, aby měli jistotu, že ji všichni zaznamenali.
Roztříštěná data brzdí váš tým i digitalizaci
Když máte obchodní data v CRM, finanční v Excelu, projektová v Trellu a další zase v jiném firemním systému, vytváříte tzv. datová sila: izolované zdroje informací, kde má zpravidla každé oddělení nebo pracovní role svou verzi reality.
45 % zaměstnanců uvádí, že jejich tým pracuje v „silech“, a 37 % tvrdí, že jim chybí jednotný zdroj pravdy. Majitelé přiznávají, že firemní data nejsou konzistentní napříč nástroji a sami jsou přehlceni. Nikdo nevidí celkový obrázek a vzniká informační chaos.
Nadpoloviční většina lídrů bojuje s nekonzistencí dat v nástrojích. 44 % v kalendáři nezbývá místo na pochopení všech firemních systémů.
Zdroj: Salesforce, SMBs Trends Report
Roztříštěnost není problém jen pro lidi, ale i pro technologie. Firmy stále více automatizují a využívají AI (výdaje na AI nástroje meziročně vzrostly o více než 75 %!). Když nemáte sjednocená strojově čitelná data a propojené systémy, tak při modernizaci brzy narazíte – bez toho automatizace nefungují a z AI nedostanete relevantní výsledky.
Data sice můžete přenášet ručně nebo pomocí exportů a importů, případně aplikace propojit pomocí API, ale ne všechny systémy to umožňují a neobejdete se bez základních IT znalostí. Každá provozní klička navíc opět zvyšuje složitost a riziko chyb.
⚙️ Pokud se na digitalizaci teprve chystáte, přečtěte si praktické návody: jak začít s AI v malé firmě a jak nejlépe nastartovat automatizaci procesů. Ukážeme vám, jak na to, i když nerozumíte IT.
Složitá správa způsobuje bezpečnostní rizika
S počtem nástrojů narůstá i administrativa. X různých faktur, hlídání expirace karet, přístupy, hesla... Zároveň platí, že čím víc aplikací, tím více pootevřených dveří pro bezpečnostní hrozby. Ztrácí se také přehled o tom, kdo má kam přístup.
Největším bezpečnostním strašákem nejsou externí hackeři, ale hrozby zevnitř, ať už jde o záměrnou škodu nebo jen lidskou chybu.
Zdroj: BetterCloud, State of SaaS
Typická situace: kolega odchází a musíte mu odebrat přístupy. Když používáte 15 aplikací, je to klikání na půl dne. Pokud na některou zapomenete, má bývalý zaměstnanec stále přístup k citlivým datům.
Při náboru je situace podobná. Podle reportu State of SaaS ve 40 % firem trvá déle než den, než nový zaměstnanec dostane všechny potřebné přístupy.
Konsolidace nástrojů jako odpověď na přehlcení
Dopady přehlcení nástroji vedou k tzv. Subscription Fatigue neboli únavě z předplatných. Majitelé firem a manažeři zjišťují, že pořekadlo „Méně je více.“ má opravdu něco do sebe a že hodnota systémů nespočívá v počtu funkcí, ale i v plynulosti procesů.
Poslední roky patřily specializovaným aplikacím (tzv. Best-of-Breed přístup). Dnes úspěšné firmy směřují ke konsolidaci a centralizaci – redukují počet aplikací a snaží se je co nejvíce propojit do funkčního celku.
Výhody konsolidace jsou zřejmé:
- Jeden zdroj pravdy: Všichni vidí stejnou realitu bez dohadování, jestli platí data z Excelu nebo z CRM.
- Nižší náklady: Zbavíte se plateb za duplicitní funkce i nepoužívané nástroje a získáte lepší kontrolu nad cash flow.
- Konec přepínání kontextu: Tým se může soustředit na práci, ne na hledání nebo zadávání informací na pěti různých místech.
- Méně administrativy a chyb: Odpadá přepisování údajů z jednoho systému do druhého, a s tím i zbytečná rutina a riziko překlepů.
- Bezpečnější správa: Nového kolegu „nalodíte“ na pár kliknutí, odcházejícího rychle a bezpečně odpojíte. Méně aplikací znamená i menší riziko úniku dat.
- Lepší data pro rozhodování (i pro AI): Aby vám moderní nástroje a automatizace mohly pomáhat, potřebují vidět souvislosti. Sjednocená data jsou pro ně (i pro vás) tím nejlepším palivem.
Data potvrzují rostoucí trend konsolidace: průměrný počet aplikací ve firmách od roku 2022 stále klesá. Zpráva od Salesforce uvádí, že v popředí priorit rostoucích malých a středních firem stojí lepší využití stávajících nástrojů, protože pochopily, že efektivní provoz je základem udržitelného růstu.
Budoucnost zkrátka patří těm, kdo si zjednoduší práci.
Do roku 2022 firmy bezhlavě hromadily software a vyšplhaly se až na průměrných 130 aplikací. Poslední dva roky přinesly vystřízlivění.
Zdroj: BetterCloud, State of SaaS
Jak z toho ven? Udělejte si digitální úklid
Tool Sprawl je nepříjemný i drahý. Pokud cítíte, že se vás týká, nemusíte hned zítra všechno vypnout. Konsolidace je proces, ne jednorázová akce.
Začněte strategicky a postupně:
- Sepište si všechno, co platíte. Vezměte si k ruce výpis z firemního účtu za poslední rok – možná v něm najdete nástroje, o kterých nemáte ani ponětí. Víte, že 70 % výdajů na software realizuje obchod a marketing?
- Identifikujte nepotřebné aplikace a duplicity. Často se ukáže, že platíte za tři nástroje, které dělají to samé. Podle reportu Wing Security navíc využívá 4 z 10 firemních aplikací jen jeden člověk a do 63 % z nich se dokonce během 3 měsíců ani nepřihlásí!
- Pohlídejte si data obnovy. Řada služeb se automaticky prodlužuje a když využíváte roční tarif, snadno se stane, že dál platíte nástroj, který už nechcete. Nastavte si upozornění do kalendáře s předstihem.
- Hledejte logické celky. Není samozřejmě reálné v jednom nástroji řešit vše od grafiky po účetnictví. Hledejte systémy, které se stanou provozním jádrem dané agendy a pokryjí většinu funkcí.
💡 Více tipů najdete v článku o tom, jak snížit náklady na předplatné aplikací.
A pokud hledáte systém, který propojí řízení projektů, firemní finance, tým a obchod, vyzkoušejte Caflou. Pomůže vám nahradit několik aplikací jedním funkčním ekosystémem, díky kterému získáte kontrolu nad cash flow a zbavíte se přepínání.