„AI nahradí lidi a bude řídit naše firmy!“ Podobné titulky se na nás valí ze všech stran. Ale jak to vypadá v praxi? Celá řada firem zatím přemýšlí, jak AI zapojit do svého provozu.
Podle průzkumu Morning Consult majitelé malých podniků nejčastěji používají AI v komunikaci se zákazníky, účetnictví a marketingu.
Potenciál je však mnohem širší. Nemusíte být technologický nadšenec ani mít rozpočet korporátu, aby vám umělá inteligence přinesla užitek. Inspirujte se našimi tipy.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, kde na jednom místě řídíte projekty, finance i výkon firmy 100% digitálně, na dálku a s AI funkcemi. Podívejte se, co všechno umí.
V článku se dozvíte, jak využít:
⚠️ Umělá inteligence je skvělý pomocník, ne neomylný expert. Výstupy vždy kontrolujte a zapojte kritické myšlení. Myslete i na bezpečnost – nastudujte si, jak nástroje s vloženými podklady pracují, a zvažte, co do veřejných AI nahrajete, případně se poohlédněte po placených nástrojích s vyšší ochranou nebo specializovaných řešeních pro firmy.
AI v projektovém řízení
Ne každou práci na projektech musí dělat člověk – a ne každou se vyplatí svěřit stroji.
Jak ukazuje graf níže, technologie v rámci projektového řízení mohou odbavit celou řadu úkolů automatizovaně. U složitějších činností pak umělá inteligence funguje jako asistent. U těch nejkomplexnějších zůstává hlavní slovo lidem a AI přispívá k lepším výsledkům.
Nechte algoritmy vyřešit rutinu, a získejte tak víc času na to, co potřebuje lidský úsudek. Pojďte zjistit, jak vám může AI usnadnit plánování i řízení projektů.
1/ Plánování projektu
Ať už rozjíždíte novou zakázku, redesignujete web nebo připravujete konferenci, na začátku vás čeká plánování. Ne všichni si ale užívají zadávání úkolů a tvorbu harmonogramů.
Právě tady přichází ke slovu AI. Pomůže vám s uchopením celého projektu, s rozdělením na milníky a úkoly i se zadáním pro váš tým. Jak postupovat?
- Popište AI asistentovi (např. ChatGPT, Claude nebo Gemini) váš projekt, jeho cíle a dostupné zdroje (počet a specializace členů týmu, rozpočet…).
- Požádejte o vytvoření struktury včetně milníků a WBS (Work Breakdown Structure; rozpad projektu na části).
- Nechte si vygenerovat úkoly, které jsou pro realizaci potřeba – včetně zadání.
- Výstupy dolaďte k obrazu svému a přeneste do projektového nástroje.
Pokud využíváte Caflou, jeho AI funkce vám usnadní plánování projektů přímo v aplikaci. Na základě popisu vám navrhne milníky a to-dos i WBS.
2/ Zpětná vazba na projekt
Umělá inteligence může sloužit i jako projektový konzultant. Hodí se hlavně u složitějších zakázek nebo když plán připravujete narychlo.
Pošlete AI asistentovi návrh časového plánu nebo popis projektu a on vám pomůže odhalit slabá místa. Posoudí například reálnost termínů a upozorní na chybějící kroky nebo možná rizika, která jste přehlédli.
💬 Příklad zadání (promptu): „Kriticky zhodnoť tento projektový plán, najdi slabá místa, identifikuj rizika a navrhni vylepšení.“
3/ Shrnutí komunikace
Potřebujete vědět, co se v projektu děje, ale nechcete číst desítky zpráv nebo se ptát všech kolegů, jak jsou na tom? AI to vyřeší za vás. Můžete zkopírovat komentáře nebo e-maily a požádat o stručné shrnutí.
💬 Příklad zadání (promptu): „Vytvoř přehledné shrnutí této komunikace, zdůrazni klíčová rozhodnutí a všechny úkoly, které z ní vyplývají.“
Uživatelé Caflou si díky integrované AI generují shrnutí projektů nebo úkolů na pár kliknutí. Systém na základě vašeho zadání vytvoří přehled, který si můžete nechat také pravidelně posílat e-mailem.
AI pro finance a účetnictví
Řízení financí v malé firmě často znamená spoustu administrativy a rutinních úkonů. AI vám i v této oblasti může výrazně ulehčit práci.
1/ Vytěžování dat z dokladů
Manuální zadávání údajů z faktur a účtenek patří do minulosti. Ruční přepisování je nejen časově náročné, ale také náchylné k chybám. Technologie pro vytěžování dat umí:
- Automaticky rozpoznat dodavatele, částky, data a DPH.
- Zařadit doklady do správných kategorií.
- Detekovat duplicity a potenciální chyby.
- Přenést data rovnou do vašeho účetnictví.
Vyzkoušejte specializované nástroje, které nabízí funkci OCR (čtení dat) s podporou AI, např. Rossum či Digitoo, nebo prozkoumejte možnosti vašeho účetního softwaru. Pokud hledáte integrované řešení, vytěžování faktur nabízí i Caflou.
💡 Data po vytěžení dobře zkontrolujte. AI se stále učí a občas může špatně přečíst nestandardní formáty faktur nebo účtenek. Kde to jde, využijte místo vytěžování spolehlivý import pomocí ISDOC (soubor pro elektronickou fakturaci, bývá součástí pdf faktur).
2/ Identifikace trendů a výkyvů
Rozpoznat trendy ve finančních datech bývá pro malou firmu bez finančního oddělení obtížné. Analýza se zapojením AI může odhalit vzorce a anomálie, které byste jinak přehlédli (nebo by vám vyhodnocení trvalo dlouhé hodiny). Hledejte například:
- sezónní výkyvy v příjmech nebo výdajích;
- neobvyklé transakce nebo odchylky od běžných hodnot;
- změny v platební morálce konkrétních zákazníků.
Exportujte data a požádejte AI o analýzu, případně zkuste, co dokáže umělá inteligence přímo v Google tabulkách nebo Excelu (doplněk či placená verze aplikací). Čím více kontextu poskytnete – například o sezónnosti, klíčových zákaznících nebo událostech v oboru – tím lepší výstup se vám vrátí.
Největší síla AI v této oblasti se projeví v nástrojích, které už pracují s vašimi účetními nebo provozními daty. V budoucnu může podobné funkce nabídnout i Caflou.
3/ Návrh úspor či příležitostí
AI neslouží jen k analýze minulosti. Když jí poskytnete dostatek podkladů, může vám navrhnout i kroky do budoucna – například kde snížit výdaje, kde naopak investovat nebo na které produkty či klienty s nejvyšší ziskovostí se zaměřit.
Stejně jako u předchozího bodu, i zde využitelnost v praxi výrazně stoupne s rozvojem AI integrací v nástrojích, kde už máte data o financích, rozpočtech, projektech či zákaznících.
AI v marketingu
V marketingu AI postupuje mílovými kroky a specialisté nechtějí zůstat pozadu. Průzkum agentury Kantar ukázal, že 84 % marketérů má pozitivní postoj k umělé inteligenci, zatímco „běžní lidé“ jsou mnohem skeptičtější. Rozšiřte si obzory a zapojte nové technologie do propagace své firmy.
1/ Tvorba obsahu
Díky AI už příprava obsahu nemusí být tak časově náročná jako dřív. Marketéři s umělou inteligencí nejčastěji tvoří e-maily, newslettery a příspěvky na sociální sítě.
Do zadání vždy zahrňte kontext – minimálně informace o tom, kdo jste vy a kdo vaši klienti. Vytvořte si knihovnu úspěšných promptů nebo vlastní AI asistenty pro různé typy textů. Můžete je používat opakovaně a jen upravovat detaily podle aktuální potřeby.
Nezůstávejte ale jen u psaní. AI umí mnohem víc. Můžete si vygenerovat:
- obrázky, grafiku nebo ilustrace pro kampaně (ChatGPT, Ideogram, Midjourney…);
- infografiky pro vysvětlení složitějších témat (Napkin…);
- celá videa, nebo úryvky do reels a stories z vašeho videopodkladu (Opus…);
- bannery, logo nebo prezentace pro online i offline použití (Looka, Gamma…).
👨💻 Další tipy na užitečné AI aplikace najdete v článku o tom, jak začít s umělou inteligencí v malé firmě. Dozvíte se také, jak fungují jazykové modely nebo na co si dát pozor v rámci bezpečnosti.
2/ Převod textu na audio (a naopak)
Rozšiřte dosah své tvorby převedením textů do audio formátu nebo naopak. AI zvládne obojí rychle a kvalitně už i v češtině. Vyzkoušejte například aplikace ElevenLabs nebo Turboscribe. Pak můžete třeba:
- Nabídnout návštěvníkům webu možnost poslechnout si článek místo čtení.
- Převést blogové příspěvky na podcasty.
- Generovat přepisy rozhovorů či webinářů pro další zpracování.
- Automaticky vytvářet titulky pro váš videoobsah.
V Caflou můžete nahrát hlasovou zprávu do komentáře a AI ji přepíše jako text. Tato funkce přijde vhod při interní komunikaci, když chcete rychle zaznamenat myšlenku nebo zadání například z mobilu.
3/ Tvorba prototypů nebo návrhů webů a aplikací
Vývoj webů a testování nových konceptů bylo vždy nákladné. Vizualizace vašich nápadů už ale nevyžaduje pokročilé znalosti designu ani programování.
Díky nástrojům typu Relume, Replit, Cursor aj. je možné:
- Tvořit návrhy stránek i prototypy webů a aplikací na základě textového popisu.
- Vygenerovat několik variant designu stránky pro A/B testování.
- Simulovat uživatelské cesty a odhalit potenciální problémy.
💡 Praktický tip: Začněte jednoduchým nástřelem požadavků, nechte AI připravit první verzi a pak ji postupně upřesňujte. Výsledky každé další iterace budou stále lepší.
AI pro obchod
Data ukazují, že obchodníci využívají AI hlavně pro generování obsahu při komunikaci s klienty a analýzu příležitostí. Stává se nedílnou součástí prodejního procesu. Vyzkoušejte následující tipy v praxi.
1/ Personalizovaná komunikace
Hromadným e-mailem obchodník nikoho neoslní. Nechte si pro každého potenciálního klienta připravit personalizovanou nabídku. Můžete vytvořit šablony e-mailů pro různé situace, které pak AI přizpůsobí konkrétnímu příjemci.
💬 Příklad zadání:
- Poskytněte AI podklady a kontext: webové stránky, LinkedIn profil, vaši nabídku...
- Požádejte o analýzu klienta: „Připrav mi shrnutí informací o firmě XYZ a návrh, jak by jim naše služby mohly pomoci.“
- A nakonec vytvořte e-mail: „Napiš personalizovaný e-mail pro oslovení této firmy se zaměřením na tyto konkrétní přínosy...“
2/ Zákaznická podpora
AI chatboti či virtuální asistenti dokážou víc než posílat hotové odpovědi na předem definované otázky. Mohou provést zákazníky nákupním procesem, poskytovat informace o produktech a řešit běžné problémy. I menší firmy tak mohou nabídnout podporu 24/7 bez nutnosti rozšiřovat tým.
V moderních nástrojích vytvoříte funkčního chatbota během několika hodin. Nabídněte však i možnost kontaktovat živého operátora, ne vždy totiž AI asistent problém vyřeší. Automatizace by měla zlepšovat, ne komplikovat zákaznický zážitek.
💡 Pro snadný začátek můžete nastavit asistenta v ChatGPT, nahrát do něj podklady o vašich produktech/službách spolu s příklady vhodných reakcí na časté otázky a sdílet ho s vaším týmem. Když kolegové pošlou dotaz od klienta, asistent jim předpřipraví odpověď na míru, aby ji nemuseli psát ručně.
3/ Poznámky ze schůzek
Pamatovat si každý detail z obchodních schůzek je prakticky nemožné. Na vlastní psané poznámky se taky nedá 100% spolehnout – často se totiž při zapisování buď nesoustředíte na klienta, nebo naopak zachytíte jen zlomek informací.
AI tohle mění. Nástroje jako tl;dv, Tactiq nebo Fireflies nahrajou vaši online schůzku, přepíšou ji do textu a vytáhnou z ní to podstatné – i v češtině. Funkce pro automatické poznámky najdete i v placených verzích Google Meet a Microsoft Teams.
Po setkání si můžete nechat vygenerovat strukturovaný zápis s úkoly, termíny, hlavními body jednání a návrhem dalších kroků. Výsledkem je profesionální komunikace s klientem a spolehlivá evidence, na čem jste se domluvili. Podobná řešení už existují i pro osobní schůzky.
💡 Jak ukazují aktuální trendy, budoucnost B2B obchodu bude stále více propojená s umělou inteligencí. Více o strategickém využití AI v obchodních procesech se dočtete v článku o B2B obchodu a trendech, které nesmíte přehlédnout.
Hurá do testování!
Vyberte si jeden z tipů a přesvědčte se na vlastní kůži, jak vám umělá inteligence může pomoci. Je tu od toho, aby vám usnadnila život a mohli jste se soustředit na to, co umíte nejlépe a co vás baví. Chytré funkce pro řízení firmy včetně AI vychytávek na vás čekají i v Caflou, které můžete vyzkoušet zdarma.