Už vás nebaví pořád dokola vystavovat stejné faktury, hlídat termíny úkolů, sestavovat reporty nebo kontrolovat, jestli klient už dodal podklady nebo zaplatil? Rutinní práce bere čas i energii, a přitom je možné ji z velké části eliminovat díky automatizacím.
Pojďme se podívat na konkrétní scénáře, jak si v malé firmě můžete zjednodušit život, ať už jde o finance, řízení projektů nebo obchod a péči o zákazníky.
A pokud jsou pro vás automatizace zatím španělská vesnice, přečtěte si nejdřív článek o tom, jak s nimi začít. Dozvíte se, proč stojí za to automatizovat, jak si poradit s technickým řešením i jak se vyhnout nejčastějším chybám.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy 100% digitálně a s možností automatizací. Podívejte se, co všechno umí.
Automatizace v oblasti financí
Finanční agenda je jedním z nejvděčnějších míst pro automatizaci. Často se opakuje a každá chyba nebo opomenutí mohou být drahé. Navíc málokoho naplňuje – kdo někdy ručně přepisoval faktury nebo naháněl zapomnětlivého klienta, ten ví.
1/ Fakturace a platby
- Zasílání opakovaných faktur. Vytvořte si šablony pro pravidelné platby (měsíční paušály, předplatné) s automatizací, ať za vás systém sám vytvoří faktury a odešle je ve stanoveném termínu a frekvenci.
- Tvorba faktur z výkazů týmu. Zaznamenávají vaši lidé čas na projektech či úkolech? Propojte výkazy práce s fakturací, nastavte výdajové a příjmové sazby a ušetřete si ruční přepisování hodin a částek do faktur.
- Integrace s bankou pro sledování plateb. Systém, kde vystavujete faktury, může automaticky párovat příchozí platby z vašeho bankovního účtu a označit doklady jako uhrazené. Máte tak vždy přehled o tom, zda klienti už zaplatili.
- Automatické upomínky. Zapomeňte na nepříjemné telefonáty. Vytvořte si pravidla pro e-mailové nebo SMS upomínky, ať se samy odešlou při překročení splatnosti.
2/ Schvalování faktur a vytěžování dat
- Workflow interního schvalování. Co dřív kolovalo e-mailem, to dnes může mít pevný schvalovací proces. Definujte si, kdo a v jakém pořadí má schválit přijaté faktury (případně i ty vydané, než je pošlete klientovi). Automatizace pak zajistí, že se doklad včas dostane ke správným lidem k vyjádření, případně se po schválení rovnou odešle účetní nebo obchodnímu partnerovi.
- Vytěžení dat z faktur. Moderní aplikace dokážou z faktur vyčíst dodavatele, částky, data splatnosti i další informace a předvyplnit je do systému. Obzvlášť efektivní je ISDOC formát, který je pro strojové zpracování připravený.
- Přenos do účetnictví. Schválené doklady můžete posílat do účetního softwaru – buď přes připravené integrace či API nebo exportem ve formátu, který vaše účetní zvládne nahrát bez zdlouhavého přepisování (např. XML).
V Caflou automatizace najdete v sekci Workflow
3/ Řízení financí a reporting
- Centralizace dat pro přehled o financích. Všechny přijaté i vydané faktury, platby, nabídky, objednávky i výkazy práce mějte ideálně na jednom místě. Čím víc informací držíte pohromadě a ve strukturované podobě, tím lépe zjistíte, jak na tom finančně jste, a nic vám neuteče.
- Plánování cash flow. Vytvořte si v systému mapu očekávaných příjmů a výdajů – od pravidelných plateb přes nárazové investice až po plánované tržby z nových zakázek. Aktualizace a sledování plnění bude snazší než v Excelu.
- Automatizovaný reporting s AI. Neztrácejte čas tvorbou tabulek a ručním vyhodnocováním. V moderních nástrojích typu Caflou si nastavíte, které údaje vás zajímají a umělá inteligence vám připraví shrnutí (třeba o trendech v příjmech a výdajích, fakturaci nebo čase odpracovaném na projektech). Můžete si ho vygenerovat jednorázově nebo nechat zasílat na e-mail v pravidelné frekvenci.
💬 Zkušenost z praxe grafického studia kreyo
„Z Caflou přímo fakturujeme na klienta a nemusíme překopírovávat informace do iDokladu. Hlídá nám splatnosti faktur, zašle upomínku. Máme nastavené pravidelné faktury a kopie všech faktur automaticky zasíláme na účetní firmu. Díky Caflou jsme přišli na to, jak rychle nám utíká čas na projektech a jak špatně jsme ho před tím měřili, tím pádem se nám nově daří vykazovat reálnější časy.“
Automatizace v projektovém řízení
Opakující se projekty, úkoly, schvalování, komunikace se zákazníky... Projektové řízení skrývá řadu příležitostí pro automatizaci. S neprovázanými nástroji může totiž snadno vzniknout chaos. Díky automatizacím udržíte kontrolu nad projekty od prvního nápadu až po dokončení a zrychlíte plánování, komunikaci i samotnou realizaci.
1/ Šablony projektů a úkolů
- Předdefinované typy projektů. Pro opakující se projekty si vytvořte šablony, které obsahují typické úkoly, milníky i termíny. Když přijde nová zakázka podobného typu, nemusíte strukturu vytvářet znovu, ale stačí použít šablonu a upravit detaily. Šablony navíc pomáhají udržovat konzistentní postupy napříč týmem.
- Automatická tvorba projektů a úkolů. Nastavte si, aby se při založení projektu automaticky vygenerovaly potřebné úkoly s přiřazením odpovědných osob. Projekt si můžete nechat založit i například na základě vyhrané zakázky, proplacené zálohy nebo s vlastní frekvencí, pokud se pravidelně opakuje.
Příklad opakovaných úkolů zobrazených v Ganntově diagramu
2/ Správa úkolů a upozornění
- Automatické předávání úkolů. Nastavte si pravidla, kdy se úkoly přesouvají mezi členy týmu. Například když se lead změní na realizaci, úkol se automaticky přesune z obchodníka na projektového manažera.
- Upozornění na blížící se termíny. Nechte systém, aby za vás hlídal termíny a včas upozornil odpovědné osoby. Odpadne tak nutnost ručně kontrolovat kalendář nebo otázky typu „Počítáš s tím?“.
- Notifikace při změně stavu. Když se změní stav úkolu, může členům týmu nebo klientovi automaticky přijít e-mail či SMS (například: „Začali jsme pracovat na vaší zakázce. Předpokládaný termín dokončení je…“).
💡 Automatizace a umělá inteligence si rozumí! Načerpejte další inspiraci v článku o tom, jak začít s AI v malé firmě. Dozvíte se, co vám AI přinese, jak funguje, k čemu ji využít a které aplikace stojí za vyzkoušení.
3/ Automatické reporty práce na projektech
- Pravidelné výkazy klientům. Pokud fakturujete hodinově, nastavte si automatické odesílání výkazů práce v denní, týdenní nebo měsíční frekvenci. Výkazy se mohou generovat v různých formátech (PDF, Excel, CSV) podle preferencí zákazníka.
- Interní reporting. V Caflou si můžete pomocí umělé inteligence vygenerovat rychlý přehled pro vedení nebo tým. Například o tom, v jaké fázi se nachází projekt, které úkoly vás čekají příští týden nebo kolik hodin kdo odpracoval. Snadno tak odhalíte přetížení týmu, nevyužité kapacity i riziko zpoždění.
💬 Zkušenost z praxe Truhlářství Petr Vitásek
„Jakmile jsme ve fázi, kdy dochází ke spolupráci, tak vytvořím projekt. K němu pak potřebné úkoly, události, termíny a plánované příjmy i výdaje. Díky Caflou tak mohu přehledně plánovat projekty dlouhodobě předem a díky úkolům tak vím v pravý čas, kdy si zajistit potřebný materiál a také kdy dojde k montáži u zákazníka. Jsem tedy schopen zákazníkovi slíbit termín na den přesně i s aktuálně půlročním předstihem."
Automatizace obchodu a zákaznické péče
Obchodní případy, komunikace, schvalování dokumentů nebo plánování schůzek – i tady se dá spousta věcí dělat chytřeji a bez zbytečného klikání. Automatizace vám pomůže držet krok se zákazníky, rychle reagovat a nedělat zbytečnou manuální práci.
1/ Evidence kontaktů, komunikace a zakázek
- Jednotná evidence kontaktů. Ukládejte si klienty, zájemce i dodavatele přehledně na jednom místě – včetně informací o firmě, odpovědných či kontaktních osobách a interních poznámek. Když má každý člen týmu přístup ke stejným datům, nehrozí nedorozumění. Fakturační údaje můžete načítat a aktualizovat podle IČO přímo z obchodního a živnostenského rejstříku.
- Centrální správa poptávek. Propojte webové formuláře, e-maily a další kanály tak, aby se všechny nové leady automaticky ukládaly do vašeho CRM (zároveň se z nich mohou rovnou generovat navazující úkoly pro tým). Potenciální zákazníci se vám tak neztratí mezi různými platformami.
- Automatické ukládání komunikace. Propojte firemní e-mail s CRM, aby se veškerá komunikace propisovala přímo k danému kontaktu nebo zakázce. V případě potřeby tak snadno dohledáte historii a pokračujete tam, kde jste skončili.
E-mailový inbox propojený s Caflou
2/ Generování a schvalování dokumentů
- Tvorba nabídek, objednávek a smluv. Zapomeňte na Word a připravte si šablony pro často používané dokumenty (nabídky, objednávky, smlouvy nebo protokoly) v chytré aplikaci typu Caflou, která vám automaticky doplní údaje o zákazníkovi, položky z ceníku, vyplní proměnné na základě informací v projektu a podobně.
- Digitální schvalování dokumentů. Pošlete dokument klientovi rovnou ze systému. Jakmile ho schválí (např. kliknutím v e-mailu) nebo elektronicky podepíše, záznam se uloží do systému, takže přesně víte, že a kdy ke schválení došlo.
- Automatizace návazných úkolů. Když klient schválí nabídku nebo podepíše smlouvu, můžete na to navázat další akce – třeba vytvoření projektu, vystavení zálohové faktury nebo přidání úkolu pro tým.
Zakázky si v Caflou můžete zobrazit na přehledné nástěnce. Při změně stavu (např. přesunutí karty do jiného sloupce) se díky automatizaci může stát to, co potřebujete – upozornění obchodníka, vytvoření projektu apod.
3/ Plánování a zápisy ze schůzek
- Online rezervační systém. Propojte nástroje jako Calendly nebo zcal se svým kalendářem, aby si klienti mohli sami vybrat termín. Kalendář pak můžete propojit s CRM systémem a vidíte vše na jednom místě.
- Připomínky schůzek. Nastavte automatické odesílání připomínek před schůzkami sobě i klientům. Snížíte tak riziko, že někdo zapomene.
- Zápisy ze schůzek. Aplikace typu tl;dv nebo Tactiq umí automaticky vygenerovat zápis online jednání, shrnout nejdůležitější body a poslat je účastníkům. Skrze další automatizaci si zápis můžete uložit také přímo k zakázce v CRM. Řešení existují už i pro záznamy z osobních setkání (například Plaud podporuje češtinu).
💬 Zkušenost z praxe konstrukční kanceláře SEMA
„Automatizacemi odbouráváme klikání. Když například pro hotový stroj zakládám servis, mám u daného projektu přednastavené tlačítko ‚servis‘. Tím se automaticky vytvoří úkol, pod ním se automaticky založí servisní protokol a automaticky se nastaví notifikace, která mě po určené době na provedení servisu upozorní. Nemusím na to myslet, Caflou mi to automaticky připomene.“
Začněte automatizovat už dnes
Jak vidíte, možností, co automatizovat v malé firmě, je opravdu hodně. Většinu těchto scénářů v moderní systémech dokážete nastavit i bez znalostí programování. Caflou řadu z popsaných automatizací zvládá nativně. Pro další scénáře napříč různými nástroji s Caflou i bez něj můžete využít integrační platformy Make či Zapier.
Nenechte rutinu ovládat vaše podnikání a získejte zpět drahocenný čas i energii. Inspirovali jsme vás? Nebojte se začít a nastavte svou první automatizaci. I malé změny se počítají! A pokud Caflou ještě neznáte, vyzkoušejte ho zdarma a objevte, kolik času vám ušetří.
Chcete automatizovat, ale nevíte si rady? Caflou ambasadoři vám rádi pomohou s implementací a ukážou, jak z našeho systému dostat maximum. Více o automatizacích i práci v Caflou se dozvíte na našich vzdělávacích akcích – koukněte na termíny nejbližších webinářů nebo na záznamy již proběhlých.