<< Zpět do Vzdělávacího centra
Caflou sign je naše originální řešení digitálního podepisování dokumentů vytvořených v Caflou (Objednávky, Dodací listy, Smlouvy), které se postupně stane náhradou původního řešení a které nahrazuje původní řešení (externí technologii Zoho Sign). S Caflou sign můžete:
- přímo z Caflou odeslat e-mailem smlouvy k digitálnímu podpisu partnerům, zákazníkům, zaměstnancům či dodavatelům (varianta "Digitálně podepsat (e-mailem přes Caflou sign)")
- podepsat smlouvu přímo v Caflou bez nutnosti ji k podpisu odeslat e-mailem (varianta "Podepsat tady a teď (Caflou sign)")
💡 Tip: digitálně podepsat s Caflou sign lze kromě smluv také dodací listy a objednávky vytvářené přímo v Caflou
Varianta "Podepsat tady a teď"
Využijete v případě, kdy smlouvu podepisujete na místě (např. se zákazníkem u něj doma) nebo ji nelze odeslat e-mailem (např. podepisující nemá e-mail). Podepsat smlouvu můžete i na mobilu nebo tabletu.
Varianta "Digitálně podepsat (e-mailem)"
Využijete v případě, kdy smlouvu dává smysl k podpisu všem podepisujícím stranách odeslat e-mailem. Jestliže v Caflou využíváte a máte připojenou vlastní emailovou doménu, poté veškerá emailová komunikace ohledně podpisů odchází právě z vaší domény.
Oveřte si před podpisem identitu osoby
1/ Ověření identity emailem nebo SMS zprávou - po odeslání dokumentu emailem můžete vyzvat osobu před podpisem o ověření identity. To proběhne pomocí kódu, který daná osoba obdrží
- na email nebo
- v SMS zprávě (SMS zprávy jsou zpoplatněny, cena je cca 1.50 Kč za jednu SMS)
2/ Ověření identity Bankovní identitou - připravujeme možnost oveřit podepisující osobu pomocí Bankovní identity (v ČR), budete tak mít opravdovou jistotu, kdo dokument podepsal. Způsob ověření osoby je pak zohledněn v certifikačním souboru. Ověření Bankovní identitou je zpoplatněno (cena je 20 Kč za jedno ověření).
Nastavte si formáty a šablony textů
V Nastavení dokladů (záložka Elektronický podpis) si lze přednastavit šablony a formáty textů (včetně proměnných) pro jednotlivé typy dokladů. Zároveň si můžete nastavit i text SMS pro žádost o elektronický podpis.
Doplňující informace - Cena
U prémiových plánů je určité množství digitálních podpisů zdarma v rámci balíčku (podle typu plánu a počtu uživatelů), poté nad rámec volných podpisů bude každý digitální podpis za velmi příznivé ceny (5 Kč/dokument).
Další rozšíření
💡 Tip: Podepisovanou smlouvu lze kdykoliv odvolat (např. při nutnosti změny obsahu smlouvy). Aktivně podepisovanou smlouvu odvoláte z Logu dig. podpisu kliknutím na křížek vpravo. Pro odvolání lze uvést důvod, který je pak adresátům smlouvy odeslán emailem.
💡Tip: V rámcí automatizace je možné odeslat smlouvu nebo doklad typu dodací list či vydaná objednávka k elektronickému podpisu automaticky v rámci autoprocesu po splnění zadané podmínky.
Digitální podpis a zákon
Zákon č. 297/2016 Sb. určuje v § 7, že k podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, pokud nejde o veřejnoprávní subjekt, nebo jednání směrem k veřejnoprávnímu subjektu. Toto ustanovení tedy dává všem druhům elektronického podpisu účinky vlastnoručního podpisu. (zdroj)
Smlouvy, které lze skrze Caflou technologií Caflou sign podepsat
- Smlouvy o dílo
- Smlouva o poskytování služeb
- Kupní smlouvy, jejichž předmětem jsou věci movité
- Kupní smlouvy na věci nemovité, které se nezapisují do veřejného seznamu
- Smlouvy o zápůjčce movitých věcí – včetně případné zápůjčky finančního plnění (peněz)
- Smlouvy o výpůjčce movitých věcí
- Nájemní smlouvy – a veškeré další dokumenty související s nájmem
- Smlouvy o ubytování
- Licenční smlouvy, které upravují práva duševního vlastnictví
- Úvěrové smlouvy
- Smlouvy o úschově
- Smlouvy o uskladnění
- Příkazní smlouvy
- Zprostředkovatelské smlouvy
- Přepravní smlouvy
- Smlouvy o obchodním zastoupení
- Personální dokumenty (smlouvy, jejichž předmětem je vznik, změna nebo zánik pracovněprávního vztahu, musí být podepsány osobně (na tabletu/mobilu), ostatní lze na dálku)
- Dohody o mlčenlivosti
Uvedený výčet není úplný. Jedná se pouze o nejběžnější používané smluvní dokumenty. Existují další typy dokumentů, které lze v Caflou technologií Caflou sign podepsat, např.
- Dodací listy
- Servisní listy
- Montážní listy
- Předávací protokoly
- Obchodní podmínky
- atd.
Smlouvy, které nelze skrze Caflou technologií Caflou sign podepsat
Právní předpisy stanoví u určitých typů smluvních dokumentů přísnější pravidla pro jejich podepisování. U takovýchto typů smluv není možné digitální podpis v Caflou použít, jelikož je pro uzavření těchto smluv potřeba úředně ověřený podpis, vlastnoruční podpis, podpis ve formě notářského zápisu, nebo vyšší forma uznávaného elektronického podpisu. Jde např. o tyto typy smluv:
- Dokumenty, kdy na jedné straně bude fyzická / právnická osoba a na straně druhé bude veřejnoprávní subjekt – tj. například dokumenty určené pro úřady, soudy, policejní orgány a další veřejnoprávní orgány
- Smlouvy upravující společné jmění manželů
- Smlouvy, které upravují vztahy mezi manželi během rozvodu
- Smlouvy, které zakládají obchodní společnosti a družstva
- Smlouvy a dokumenty, které by upravovali otázky dědictví
- Kupní smlouvy na věci nemovité, které se zapisují do veřejných seznamů (tj. zejména katastr nemovitostí)
- Podpisy cenných papírů a směnek
Uvedený výčet není úplný. Jedná se pouze o nejběžnější používané smluvní dokumenty, u kterých je zcela výslovně právními předpisy vyžadován určitý kvalifikovaný způsob podepsání. Existují další typy dokumentů, které nelze v Caflou technologií Caflou sign podepsat.