Marketingové agentury pomáhají klientům růst. Ale jak zvládají vlastní řízení a rozvoj? Jak řeší zakázky, finance, procesy a spolupráci v týmu? Které nástroje používají?
Zeptali jsme se za vás! Oslovili jsme 700+ majitelů a majitelek českých agentur a získali 52 odpovědí, které ukázaly pestrý obrázek: hodně zkušeností, spousta práce a chuť se zlepšovat, ale také bolesti každodenního provozu rozkročeného mezi nástroji, tabulkami a plným kalendářem.
Poznejte realitu českého podnikání v marketingu včetně vysvědčení, které agentury samy sobě vystavily.
Co se v článku dozvíte?
Nástroje: každá agenda má svou appku
Procesy: základ je, ale systematičnost chybí
Automatizace a AI: zatím opatrně
Finance: aktuální stav známe, budoucnost plánujeme méně
Role: majitel táhne téměř všechno
Vysvědčení agentur: kovářova kobyla chodí bosa
Shrnutí: co říkají data o českých marketingových agenturách?
Kdo se průzkumu zúčastnil?
Agentury, které věnují čas samy sobě, získají náskok
🎧 Raději posloucháte? Pusťte si videorozhovor, kde zakladatel Caflou Petr Macek komentuje výsledky průzkumu a přidává i další zajímavosti, které se do článku nevešly.
Nástroje: každá agenda má svou appku
Marketingové agentury mají digitální svět v malíčku. Když však dojde na řízení vlastního byznysu, jejich technologie často připomínají spíš patchwork než systém.
Na základě průzkumu používá průměrná agentura minimálně 5 různých nástrojů a platí za ně 5 000+ Kč měsíčně. Nejdražší položkou v rozpočtu je projektový systém (který mnohdy zastává více funkcí než čistě řízení projektů), hned za ním e-maily a úložiště.
Některé oblasti řízení mají jasné favority:
- 77 % používá Google Workspace pro dokumenty a 67 % Gmail na e-maily.
- U operativní komunikace v týmu vedou aplikace typu WhatsApp a Signal (38 %) a Slack (31 %).
- Pro fakturaci je nejčastější volbou Fakturoid (35 %) a pětina agentur fakturuje přímo z projektového systému.
V dalších oblastech však jednička na trhu neexistuje:
- Nejpestřejší je projektové řízení, kde respondenti uvedli 16 různých nástrojů. Mezi nejpopulárnější patří Asana, Caflou, ClickUp a Freelo.
- Měření a vykazování času řeší 42 % agentur v projektovém systému a dalších 21 % v aplikacích typu Toggl a Clockify. Pětina agentur čas neměří ani nevykazuje.
- Obchod řídí 3 z 10 agentur v projektovém systému, 35 % používá CRM a 15 % agentur systém pro obchod nemá.
Mezi nástroji samozřejmě nechybí svatý grál: Excel a Google Sheets. 12 % agentur v tabulkách spravuje projekty, 15 % vykazuje čas, 23 % řídí obchod a 29 % finance. Tabulky jsou rychlé, flexibilní a každý je zná. Problém ale nastává ve chvíli, kdy firma roste nebo potřebuje plánovat či propojit data s dalšími systémy.
💡 Plánujete změnu nebo zavedení firemního systému, ale ještě jste nenašli ten pravý? Zjistěte, jak při výběru postupovat a na co se zaměřit, aby vám opravdu pomohl. Praktické tipy najdete v článku o tom, jak vybrat manažerský systém pro řízení malé firmy.
Procesy: základ je, ale systematičnost chybí
Agentury vědí, že pro své fungování potřebují systém. 88 % z nich nějakou formou řeší šablony a postupy práce. Ale jen pětina je má pro většinu běžných činností.
V 65 % agentur chybí jasně dané, aktuální a dlouhodobě vylepšované procesy. Třetina nemá žádné nebo jen základní rámec, kde si každý dělá věci po svém. Procesy mnohdy žijí spíš v hlavách lidí než na papíře. To není nutně špatně – malý tým tak zvládne fungovat. Při růstu je však chybějící systém znát.
Bez nastavených postupů se totiž kvalita práce odvíjí od toho, kdo zrovna úkol dělá. Onboarding nových lidí trvá déle. Delegování je složitější a komunikace neefektivní. A když se něco pokazí nebo odejde člen týmu, problém je na světě.
Automatizace a AI: zatím opatrně
Marketingové agentury používají průměrně 5+ nástrojů, ale 40 % neřeší automatizaci přenosu dat mezi nimi. Buď data kopírují ručně, nebo propojení vůbec neřeší. Dalších 31 % spoléhá na importy a exporty – tedy taky na manuální práci, jen o něco rychlejší.
Nejčastější formou automatizace jsou funkce integrované přímo v nástrojích, které firma používá. Pracuje s nimi 67 % agentur. Třetina pak automatizuje v aplikacích typu Make či Zapier a jen 1 z 10 si na pomoc bere konzultanty. Stejný počet neautomatizuje vůbec.
⚙️ Jsou pro vás zatím automatizace španělská vesnice? Nemusíte umět programovat ani platit balík za řešení na míru. Přečtěte si, jak začít automatizovat v malé firmě.
A co umělá inteligence? 38 % agentur aktivně používá AI při vlastním řízení. Polovina teprve začíná nebo jí zatím nedali čas, ale chtějí to změnit.
Nejčastější oblasti řízení, kde agentury používají AI:
- komunikace s klienty;
- obchod a akvizice;
- projektové řízení.
Kde AI využívají minimálně:
- řízení financí;
- nábor a onboarding.
Finance: aktuální stav známe, budoucnost plánujeme méně
Téměř 100 % agentur sleduje cash flow. To je skvělá zpráva. Horší je, že 42 % se dívá hlavně na aktuální stav a minulost a neplánují dopředu. Vědí, kolik mají na účtu, ale netuší, jak to bude vypadat za tři měsíce.
Ziskovost projektů nebo klientů sledují všechny agentury, ale čtyři z deseti přiznávají, že jde spíš o odhad než výpočet. 60 % ví, kolik vydělávají na jednotlivých projektech, klientech nebo typech zakázek.
Když se podíváme na nástroje pro finanční řízení, dominuje Excel a Google Sheets (29 %). Další třetina sleduje reporty z účetnictví nebo fakturačního systému. A 8 % finanční reporting vůbec neřeší.
V oblasti financí agentury trápí platební morálka klientů. Pouze 1 z 10 nemá problém s platbami v termínu, zato čtvrtina řeší neplatiče dokonce každý měsíc.
Jako prevence problémů s neplatiči kromě záloh, smluv a automatických upomínek pomáhá i včasné prověření obchodních partnerů. Caflou například zobrazuje údaje z insolvenčního rejstříku, registru DPH a účetních závěrek u každé firmy.
Role: majitel táhne téměř všechno
Firmy vznikají z odbornosti a energie zakladatele, který přirozeně drží otěže, což potvrzují i výsledky průzkumu. Řízení marketingových agentur zásadně stojí na majiteli. V menších týmech to mnohdy ani jinak nejde, ale prostor pro delegování tady rozhodně je.
Co mají majitelé agentur na starosti téměř výhradně:
- řízení financí;
- procesy a organizaci práce;
- obchod a akvizici.
Pokud delegují, pak jde nejčastěji o:
- komunikaci s klienty a projektové řízení – na specialisty z týmu;
- fakturaci, nábor nebo účetnictví – na asistentku nebo externě.
Jediná oblast, kterou agentury masivně outsourcují, je účetnictví. Tři agentury v našem vzorku řeší externě vlastní marketing, ostatní si ho dělají samy. Nebo nedělají vůbec, ale k tomu se hned dostaneme.
Vysvědčení agentur: kovářova kobyla chodí bosa
Požádali jsme majitele agentur, aby sami sebe ohodnotili v osmi oblastech řízení stejně jako ve škole. Jejich vlastní vysvědčení ukazuje, kde se subjektivně cítí sebevědomě a kde vidí prostor pro zlepšení.
Agentury stojí na týmové práci a řízení klientských projektů je jejich denní chleba. Nejlepší známku proto dostala spolupráce v týmu a projektové řízení.
Nejhůře dopadla automatizace, efektivita a vlastní marketing. Agentury se věnují marketingu pro klienty, ale na ně samotné už často prostor nezbývá. Stejně tak automatizace – vědí, že by jim ušetřily čas, ale nemají kapacitu je řešit.
Jak to víme? Zeptali jsme se totiž i na to, co majitele agentur nejvíce limituje či trápí. Mezi odpověďmi jasně dominuje jediná: čas. Mezi další časté bolesti patří nalezení a udržení schopných a pracovitých lidí nebo rezervy v oblasti obchodu a akvizice klientů.
Shrnutí: co říkají data o českých marketingových agenturách?
- Využívají nástroje a rozumí si s technologiemi. Ale každá oblast řízení zpravidla běží ve vlastním systému a propojení mezi nimi chybí. To může vést k duplicitě dat, ručnímu přepisování a zbytečným chybám.
- Vědí, kolik mají peněz a kolik vydělaly v minulosti. Aktivní finanční plánování (sledování budoucího vývoje, predikce příjmů a výdajů, analýza ziskovosti podle klientů) však zdaleka není samozřejmost. Navíc bojují s platební morálkou klientů.
- AI a automatizace jsou tady a agentury jsou jim otevřené. Jen mnohdy váhají, kde začít – pokud automatizaci nenabídne systém, který už používají. AI zatím vnímají hlavně jako pomocníka pro práci s obsahem, ne pro vlastní řízení.
- Majitelé agentur mají na talíři hodně. Možná víc, než by bylo zdrávo. Část úkolů jde delegovat, ale ne vždy se to děje včas.
- Dělají dobře to, co je jejich hlavní práce: projekty, spolupráce v týmu, komunikace s klienty. Ale na interní činnosti (vlastní marketing, automatizace, procesy) často nezbývá prostor. Právě tady leží největší příležitost pro zlepšení a vybudování konkurenční výhody.
🔎 Chcete svou agenturu rozvíjet, ale nevíte, kam dřív skočit nebo čím začít? Projděte si návod, jak na firemní audit. Pomocí odpovědí na dobře mířené otázky rychle zjistíte, co u vás neběží tak, jak by mělo. Dozvíte se také, jak prioritizovat změny.
Kdo se průzkumu zúčastnil?
Dotazník vyplnili majitelé a majitelky 52 marketingových agentur, z nichž:
- 71 % existuje déle než 4 roky;
- 62 % má obrat 5+ milionů Kč ročně;
- 65 % má tým 6+ lidí;
- 40 % pracuje plně na dálku, 21 % jen z kanceláří, zbytek kombinuje.
Agentury, které věnují čas samy sobě, získají náskok
Marketingové agentury fungují. Dělají svou práci pro klienty, platí lidi. Základy mají na solidní úrovni, týmová spolupráce běží, projektové řízení taky. Nicméně pod povrchem je vidět, že systematičnost a efektivita často ustupují nabitému kalendáři.
Když si najdou čas zlepšit interní řízení – propojit nástroje, nastavit procesy, začít plánovat finance – ušetří čas, uvolní si ruce a budou mít lepší přehled o tom, kam firma směřuje.
S propojením chodu (nejen) marketingových agentur pomáhá Caflou. Naplánujete projekt, tým vykáže čas k úkolům a na základě výkazu pošlete fakturu. Hned se promítne do grafu cash flow, kde vidíte nejen aktuální stav, ale i výhled do budoucna. Platbu systém automaticky zaeviduje nebo pošle upomínku.
Dokážete si takové workflow představit i ve své agentuře?
👉 Vyzkoušejte Caflou zdarma nebo přijďte zjistit více na náš webinář.